Заполнение трудовой книжки. Правила оформления трудовой книжки Заполняем трудовую книжку впервые

1. Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
2. Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Типичные ошибки при заполнении Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

• Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО).

Menu

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем. К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа.
Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Основные правила и образец заполнения трудовой книжки в 2018 году

В этом случае ему должен быть оформлен специальный вкладыш, в который будут вносится все последующие записи, отражающие трудовую деятельность данного гражданина. Оформление вкладыша в трудовую и внесение записей в него также регламентируются Инструкцией?69. Так же, как и в случае с первой трудовой книжкой, первую запись во вкладыше делает тот работодатель, в период работы у которого было завершено заполнение раздела «Сведения о работе».

Вкладыш в трудовую книжку также имеет титульный лист, который нужно будет заполнить в соответствии с теми действительными на данный момент сведениями, которые уже вносились в титульный лист трудовой. В качестве даты заполнения вкладыша указывается фактическая дата, когда этот дополнительный документ был оформлен, а не дата оформления первичного документа. Записи на титульном листе вкладыша заверяются в том же порядке, что и в книжке.

Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию.Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок. Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ.
   Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений.

Тонкости заполнения титульного листа трудовой книжки

Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования. Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения: Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2018.

Инфо

Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Как заполнять трудовую книжку: основные правила и распространенные ошибки

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина тру­довой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей — физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взно­сов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, ак­тами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об упла­те страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответству­ющими отделениями Пенсионного фонда. Заполнение титульного листа В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Внимание

Требования те же.

• Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
• В конце ставится печать.
Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.

Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Первая трудовая книжка

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека. Основные понятия Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ. Оно базируется на двух критериях:

1. Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
2. Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

Как правильно и без ошибок заполнить трудовую книжку

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке: Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора. Восстановление в должности Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд. При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора. Образец записи представлен на рисунке: Увольнение При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Правил). До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Мин­фина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречают­ся случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Она должна содержать:

• Ф И О владельца;
• дату рождения (в числовом выражении);
• уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, указанной в дипломе;
• дату открытия трудовой книжки;
• подпись сотрудника;
• подпись лица, заполнявшего документ;
• гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2018: Сведения о работе Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения.

Заполняем трудовую книжку впервые без ошибок

Не допускаются помарки, подчистки, зачеркивания и исправления, сделанные поверх ошибочно внесенной записи. Нельзя использовать сокращения или римские цифры для нумерации. Все номера и даты проставляются только арабскими цифрами, при этом для дат используется единый формат: дд.мм.гггг.

О том, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, читайте далее Как сделать первую запись в трудовой книжке в 2017 году Правила внесения записей и исправлений в трудовые остаются неизменными уже много лет, но это не мешает ошибаться работникам кадровых служб. В основном, ошибки обусловлены невнимательностью, поэтому при внесении первой записи в трудовую книжку необходимо еще раз просмотреть регламенты и сосредоточиться, чтобы правильно указать все нужные сведения. Кроме титульного листа, документ содержит еще два раздела: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрениях)».

Один из самых важных документов для россиянина – его трудовая книжка. Необходима она не только на время рабочей карьеры.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

После выхода на пенсию, начисление выплат происходит на основании сделанных в ней записей. Поэтому так важно досконально знать все нюансы, касающиеся правильного и четкого заполнения.

Нормативная база

Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.

Алгоритм заполнения формуляра указан в специальном .

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Оформлять и заполнять трудовые книжки по правилам действующего законодательства Российской Федерации могут только организации и частные предприниматели.

После поступления на работу трудовая книжка передается в отдел кадров предприятия-нанимателя, и во все время, пока частное лицо трудится на этом предприятии, отвечают за хранение формуляра, его своевременное заполнение именно его сотрудники.

При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику, и, тем самым, он отвечает за документ до момента, пока не устроится на новое место работы.

При этом он должен расписаться в и книге учета предприятия.

Заполнять страницы формуляра самостоятельно он не имеет права.

Отдел кадров в крупной фирме занимается учетом трудовых книжек рабочих. В более мелком предприятии такими полномочиями может быть наделен бухгалтер, секретарь или иное должностное лицо, официально уполномоченное на это приказом.

Кто заполняет, если нет кадровика?

В случае если на предприятии нет кадрового отдела или специально уполномоченного на совершение подобных действий лица, оформление, заполнение и необходимое исправление данных в трудовой книжке осуществляет непосредственно директор организации либо официально уполномоченное им лицо, обладающее необходимой квалификацией.

Когда открывается?

Трудовая книжка в обязательном порядке открывается в момент устройства на первую официальную работу.

В этом случае на имя работодателя следует написать заявление с просьбой об оформлении формуляра на имя нового работника.

Первое заполнение новой книжки производится в течение одной недели после подачи заявления в произвольной форме.

Осуществляться оно должно только в присутствии лица, на которое оформляется документ, так как в этот момент вносятся все основные сведения личного порядка, и они должны быть оформлены корректно.

Образец заполнения трудовой книжки в 2019 году

Теперь давайте разберем основные моменты по заполнению трудовой книжки.

Инструкция и основные правила

Оформление трудовой книжки осуществляется согласно специальной инструкции Минтруда. С ее основными положениями полезно будет ознакомиться, чтобы не совершать ошибок, а так же, чтобы убедиться в том, что ведение формуляра производится по всем правилам.

При первом заполнении трудовой на титульный лист обязательно должны быть перенесены следующие данные:

• Ф.И.О сотрудника, так, как они записаны в предъявленном удостоверении личности.
• Полная дата рождения.
• Данные о полученном образовании
• Если человек имеет диплом специалиста, то, на основании этого документа, вносятся сведения о профессии и специальности.

Трудовая служит наиболее полным и актуальным отражением рабочего пути сотрудника, поэтому все значительные изменения в его трудовой и общественной жизни должны быть зафиксированы на страницах формуляра.

В обязательном порядке отражаются следующие моменты:

• факт приема сотрудника в штат с указанием точного названия занимаемой на данный момент должности;
• факт перевода на другую должность, понижения или восстановления в прежней должности;
• перевод на другое предприятие;
• нарушение правил предприятия, установленного режима труда;
• премирование за особые заслуги;
• смена фамилии и имени;
• дополнительно полученное образование, курсы;
• изменения в названии организации работодателя;
• факт увольнения с указанием причины.

Графы трудовой книжки заполняются в строгом порядке:

1. Каждой графе, за исключением раздела «Сведения о работодателе», присваивается порядковый номер.
2. В соответствии с приказом о внесении изменений проставляется дата в формате число/месяц/год.
3. Вносится непосредственно информация.
4. Указывается номер и реквизиты, дата выписки приказа о внесении изменений в формуляр работника.

Какой ручкой заполнять?

Согласно пункту 1.1 инструкции, записи вносятся черными, синими, фиолетовыми чернилами.

Ни в коем случае не допускаются чернила иных цветов.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? Да. При заполнении страниц допустимо применение шариковой, перьевой, а так же гелевой ручки.

Все прочие письменные принадлежности не подходят для оформления формуляра и приведут к его порче.

Нумерация

Нумерация сведений в трудовой книжке, согласно установленным правилам, осуществляется строго в порядке хронологии и никак иначе.

Можно ли писать печатными буквами?

Заполнение граф с данными осуществляется прописными буквами. Существует одно исключение, а именно: при проставлении подписи сотрудника на титульном листе, можно указать свою полную фамилию и сделать это печатными буквами, во избежание возможных вопросов и путаницы.

Делать это надо аккуратно, без ошибок и помарок.

Запись делается без сокращений, все слова должны быть указаны четко, разборчиво. Сведения, необходимые для внесения, должны быть указаны в соответствующих графах по правилам заполнения, заверены подписью лица, вносящего изменения и печатью кадрового отдела, либо печатью предприятия.

Документы-основания

Это документы, которые служат основанием для внесения дополнений и изменений в трудовую книжку.

К ним относятся:

• личные документы работника (удостоверение личности, свидетельство о заключении/расторжении брака, об образовании);
• внутрирабочие документы (приказы о приеме на работу, об увольнении, повышении в должности, переводе и т.д).

Титульный лист

Титульник трудовой книжки следует заполнять с особой тщательностью. При наличии любых помарок и исправлений эта страница считается недействительной, книжка подлежит списанию и замене.

На первой странице указываются следующие данные:

• Ф.И.О. полностью, как указано в паспорте;
• дата рождения, число и год прописываются арабскими цифрами, месяц – словом;
• на основании документа об оконченном или продолжающемся образовании записывается его уровень;
• вносится точное название профессии и специальности, так же основываясь на информацию из документов об образовании;
• в самом конце листа ставится дата в указанном выше формате и личная подпись владельца трудовой книжки, подтверждающая точность всех указанных данных;
• в обязательном порядке ставится подпись ответственного лица, печать организации или отдела кадров.

Прием на работу

Увольнение

При увольнении сотрудника в графе 3 указывается основание для увольнения, записываются реквизиты приказа, на основании которого действие приведено в исполнение.

Записи, сделанные за время работы в организации, обязательно должны быть заверены подписью и печатью руководителя до того, как трудовой документ будет выдан на руки работнику.

Сокращение штата

При увольнении по сокращению штата в трудовом формуляре производится запись о сокращении сотрудника на основании приказа с приведением реквизитов данного документа.

Восстановление в должности

Если работник оспаривает в суде решение о его увольнении то, при вынесении благоприятного вердикта, он должен быть восстановлен в своей последней должности немедленно.

Отказ исполнения решения суда ведет к административной ответственности.

В трудовую книжку при этом вносится запись, на основании которой запись об увольнении следует считать недействительной. В качестве документа-основания указываются реквизиты исполнительного листа.

Смерть сотрудника

В случае смерти сотрудника, руководитель предприятия издает указ о расторжении трудового договора на основании факта смерти.

После этого делается подробная запись в трудовой книге на основании документов:

• Удостоверение личности покойного (паспорт).
• Свидетельство о смерти.
• Уставные документы предприятия.
• Документы, предоставленные отделом кадров.
• Бухгалтерия.

Взыскания и выговоры

Записи о дисциплинарных взысканиях не могут быть внесены в трудовую книгу законным порядком. В формуляр можно внести запись об увольнении с указанием причины, которой может быть дисциплинарное нарушение.

Внесение изменений и исправления

Как же происходит внесение изменений и исправлений уже устаревшей информации? Разберемся.

При смене фамилии и присвоении квалификации

Если происходит смена фамилии, имении, квалификации работника, то согласно п. 2.3 Инструкции изменения вносятся следующим образом: существующая запись перечеркивается одной чертой, поверх нее вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, на основании которого было произведено изменение (например, свидетельство о заключении брака). Корректива заверяется подписью работника и печатью предприятия.

Переименование организации

Хотя изменения названия организации работодателя никаким образом не влияет на изменение условий труда работника, согласно пункту 2.2 Инструкции эта информация должна быть внесена в трудовую книжку.

Делается это следующим образом:

• первая и вторая графы записи остаются незаполненными;
• в третью графу заносится информация об изменении названия организации, где указывается прежнее и настоящее название в полном и сокращенном виде;
• в четвертой графе проставляется дата и реквизиты документа, на основании которого она делается.

Запись недействительна

Если требуется исправить запись, сделанную в разделе «сведения о работе», следует помнить, что вычеркивать ее нельзя.

После записи, содержащей ошибку, делается следующая по нумерации запись, проставляется дата внесения, а в графе 3 пишется: «запись №… считать недействительной», после чего следует исправленная, верная запись.

Графа 4 заполняется двумя вариантами:

• повторно дается сноска на номер и дату приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указывают номер и дату приказа, выданного с целью внесения изменений.

Как сделать пропущенную

Если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать.

При внесении данной записи указывается фактическая дата события. В остальном ТК заполняется по стандартному образцу.

В случае, если работодатель отказывается вносить изменения задним числом, следует обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Устные заявления не могут быть основанием для внесения записи задним числом.

Заполнили задним числом

Чем грозит внесение записей задним числом? Для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу. Таких ситуаций стоит избегать по возможности.

Порядок заполнения вкладыша

При заполнении всех чистых страниц в ТК последующие данные вносятся на бланке вкладыша, который дополнительно оплачивается работником:

• Вкладыш заполняется работодателем.
• Проставляется дата на титульнике.
• Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
• Запись заверяется личной подписью заполнившего ее лица и печатью.

Законодательство не устанавливает предельно допустимое количество вкладышей для одной трудовой книги.

Обычно бланк вшивается под обложку в конце заполненной книги.

Следует помнить, что:

• недопустимо повреждение самой обложки;
• недопустимо исправление ошибок, все записи должны оформляться по правилам ведения ТК;
• без самой трудовой книги вкладыш не имеет никакой юридической силы;
• при внесении изменений в формуляр, они заносятся на все страницы, включая вклеенные бланки.

Дата внесения данных

Проставляется на штампе в верхней части вкладыша. Так же ее можно проставить без штампа. Строго место проставления даты в документе не оговорено.

Оформление дубликата

При утере книги, ее порче (когда прочесть записи на страницах становится невозможно) необходимо .

Если утеря или порча произошла в момент, когда ТК находилась на руках у работника, то для восстановления документа следует обратиться к последнему работодателю.

Для этого подается заявление по установленной форме, которое рассматривается в течение 15 рабочих дней. Дополнительно может потребоваться представить все имеющиеся сведения о предыдущих местах работы: справки о зачислении, увольнении, карьерных передвижениях, приказах.

В новой трудовой книжке на титульном листе вверху проставляется слово «Дубликат», далее титульник заполняется по стандартному образцу.

На первом развороте проставляется общий стаж труда, далее специфицированные сведения о местах работы на основании представленных справок.

В случае если порча или утрата трудовой произошла по вине нынешнего нанимателя, на него ложится ответственность по сбору сведений и восстановлении информации, касающейся трудовой истории работника.

Нюансы

Как и каждый другой документ, трудовая книга имеет свои нюансы оформления и заполнения. Рассмотрим основные из них.

Вносятся ли записи индивидуальным предпринимателем на себя и работников?

ИП может вносить данные в трудовую книжку на себя самостоятельно в том случае, если он зарегистрирован как юридическое лицо и получил соответствующий статус руководителя организации.

Это дает ему право так же вносить записи в ТК своих сотрудников.

Если ИП совмещает свою деятельность с работой на другом предприятии, то в той фирме на него ведется формуляр как на обычного сотрудника, что не освобождает предпринимателя от обязанности уплаты налога на частный бизнес.

При заполнении ТК вместо названия организации проставляется «ИП», далее указывается полное имя работодателя.

Какие данные вносятся госслужащим?

При поступлении на государственную службу трудовая книжка заполняется в обычном порядке, только вместо наименования организации в графе номер 3 указывается структурное подразделение органа государственной власти.

Название должности нового работника указывается в соответствии с реестром должностей государственной гражданской службы.

Можно ли вносить записи самостоятельно?

Согласно закону, вносить любые правки и делать новые записи самостоятельно частное лицо не имеет права. Однако есть исключение.

Если работник был премирован сторонней или вышестоящей организацией и получил приказ о занесении выписки об этом в ТК, но запись об этом факте не была сделана до того, как он уволился с последнего места работы, он имеет право внести данную запись сам, руководствуясь образцом.

Обязательно ли должна быть голограмма?

Голограмма является дополнительным средством защиты документа от его подделки. Вклеивать ее в ТК не обязательно, однако работодатель может внести данный элемент в формуляр.

Четкое место для вклейки голограммы не указано Законодательством, однако чаще всего она вносится на титульник трудовой книжки.

Возможно ли внесение данных без печати?

Если мы первый раз заполняем трудовую книжку в 2017 году, необходимо убедиться, что удалось избежать основных ошибок, допускаемых при внесении первой записи. К наиболее частым можно отнести использование римской нумерации, указание даты заполнения трудовой книжки вместо даты приема на работу, присвоение порядкового номера заголовку - сведениям об организации-работодателе. Если ошибок при внесении первой записи в трудовую книжку избежать не удалось, лучше все-таки списать документ по акту и использовать новый бланк для оформления уже без нарушений. Первая запись во вкладыше трудовой книжки Страницы в книжке, предназначенные для внесения сведений о работе, рано или поздно могут закончится, если работник вел активную трудовую деятельность и регулярно менял места работы.

Menu

Все зависит от того в каком разделе допущена ошибка. Если это титульный лист, то исправление осуществляется путем зачеркивания неверных сведений и прописывания верных, с обязательной ссылкой на документ на обратной стороне обложки. Если ошибка совершена в других разделах никаких зачеркиваний и исправлений рядом не допускается.

Внимание

Алгоритм исправления прост. Неверная запись признается недействительной, о чем делается отметка словами, а не зачеркиванием, и вноситься новая достоверная запись. Пример исправления ошибки в трудовой книжке Исправлять ошибку по общему правилу необходимо работодателю, её совершившему. Однако закон позволяет и работодателю по новому месту работы внести соответствующие исправления, но только на основании документа от работодателя, который совершил ошибку.

Не стоит также обращать внимание на наличие или отсутствие голограммы.

Основные правила и образец заполнения трудовой книжки в 2018 году

Инфо

Правила заполнения Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней.

Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения

Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».

• В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
• В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги, а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.
Не менее тщательно заполняется трудовая книжка для ИП. Титульный лист трудовой книжки - образец заполнения вы можете увидеть ниже: Дата заполнения Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Тонкости заполнения титульного листа трудовой книжки

Когда мы первый раз заполняем трудовую книжку в 2017 году, первое, что необходимо сделать - это на основании предоставленных новым работником документов заполнить ее титульный лист. Желательно, чтобы при этом присутствовал и сам работник, поскольку в том случае, если на титульном листе запись будет сделана с ошибкой, ее, как правило, не исправляют. В этом случае испорченный бланк следует уничтожить по акту, а с сотрудника кадровой службы, допустившем ошибку - взыскать стоимость бланка.

Образец заполнения титульного листа трудовой представлен ниже. Узнайте подробнее, как заполнить трудовую книжку Кадровой службе следует помнить о сроках оформления этого документа, если для сотрудника это первое место работы. Трудовая книжка в 2017 году должна быть оформлена и выдана ему не позднее, чем через пять рабочих дней после того, как был подписан трудовой договор.

Как заполнять трудовую книжку: основные правила и распространенные ошибки

• Когда открывается
• Как заполнять
• Документы
• Содержание
  • Титульный лист
  • Сведения о работе
  • Дополнительные сведения
  • Примеры
  • Награждения
• Оформление вкладыша

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост.
№ 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Важно

КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.Ознакомиться с документами можно здесь: Трудовой Кодекс Российской Федерации Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 Статья 5.27 КоАП РФ Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 Кто отвечает за ведение, учет и хранение? На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель. Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Первая трудовая книжка

Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями. А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день. № записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 1 2 3 4 4 06 03 2017 Уволен по причине прогула(подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ)Начальник отдела кадров ЗАО «Континент»: Марифов (Марифов)Ознакомлен: Шолохов (Шолохов) Приказ № 32 от 06.03.2017 г. Награждения Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством.

Как правильно и без ошибок заполнить трудовую книжку

Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления. Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер.
В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Как правильно заполнить трудовую книжку

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени. Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом». В данном случае следует помнить, что каждая трудовая книжка, как и любой другой документ, имеет серию и номер, которые напрямую зависят от даты ее выпуска.Таким образом, может возникнуть анахронистическое несоответствие, если дата выпуска трудовой книжки окажется поздней, чем дата ее заполнения.

Помните, дата заполнения также важна как и запись в трудовой книжке о принятие на должность. Ответственность за ошибки Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям.
Необходимые регламенты вы найдете в Трудовом кодексе РФ, Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. ?69 (п.1.2), Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. ?225. Особенно внимательно следует отнестись к оформлению этого документа тому сотруднику, для которого это первая работа. Трудовая книжка будет являться документом, имеющим юридический статус, только в том случае, когда все записи, в том числе и исправления, будут вносится только по установленным правилам.

Так, для ведения книжек используются чернила или гелиевые пасты черного, фиолетового или синего цвета. Записи должны делаться четким, хорошо читаемым почерком, без грамматических ошибок.

Заполняем трудовую книжку впервые без ошибок

К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству. Заполнение трудовой книжки совместителю Записи о переводах Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе. В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения.Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника.

Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода. При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Практикующий юрист и экономист, директор ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг", член Национального союза кадровиков России, эксперт-рецензент СПС "КонсультантПлюс".

Семинары М.В. Черенковой в первую очередь рекомендованы руководителям отделов управления персоналом (кадров), руководителям, специалистам структурных подразделений, участвующим в разработке коллективных договоров, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, систем оплаты труда, в разрешении трудовых споров.

Образование

• 1986-1991 гг. — Новосибирский институт советской кооперативной торговли; специальность: "Экономика торговли";
• 1992-1993 гг. — Международная школа менеджеров (г. Москва); специальность: "Внешнеэкономическая деятельность";
• 1997-2002 гг. — Юридический институт Красноярского государственного университета (в настоящее время — ЮИ СФУ) с отличием; специальность: "Юриспруденция".

Самый массовый семинар лектора был проведён в Новосибирске в апреле прошлого года (298 чел.) на тему: "Последние изменения трудового законодательства РФ: обзор новаций, анализ практики".

Самый популярный семинар-практикум 2015 г.: "Эффективный контракт: ключевые моменты переходного периода" — организаторы: ЗАО "Квадро Плюс" (Кемерово), ООО "Центр корпоративного обучения" (Кемерово), УМЦ "Союз промышленников" (Барнаул), АНО ДПО "СЦПР" (Красноярск), ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг" (Красноярск).

За 15 лет работы в области трудового права М.В. Черенковой подготовлено 35 обучающих программ, слушателями которых стали более 10000 человек в разных городах страны (Красноярск, Лесосибирск, Минусинск, Шарыпово, Канск, Ачинск, Архангельск, Вельск, Северодвинск, Вологда, Пермь, Иркутск, Санкт-Петербург, Новосибирск, Кемерово, Новокузнецк, Барнаул и др.).

В 2014 году вышла в печать первая книга М.В. Черенковой "Трудовая книжка: сложные вопросы ведения" (издательство "Мысль", Новосибирск, тираж 5000 экз.).

В настоящее время продолжается работа над второй книгой с рабочим названием: "Кадровые документы организации: оформляем правильно".

• Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
• Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек , утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.
• В российском Трудовом кодексе также есть статьи, посвященные трудовым книжкам — это статьи под номерами 66, 77-81 и 83-84.

Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем. Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию.


Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок.

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
3. На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.

   Они, как не трудно догадаться, должны быть идентичны тем, что указаны в паспорте, водительских правах или военном билете, а также должны быть записаны полностью.

   Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.

4. Дата рождения прописывается только арабскими цифрами , никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.
5. Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».
6. В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
7. В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги , а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Не менее тщательно заполняется . Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Дата заполнения

Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени . Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом».

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

• Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
• Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

Более подробно об особенностях внесения записи о работе в трудовую книжку читайте .

Исправление ошибок

Возможны два варианта исправления ошибок. Если трудовая книжка оформляется первый раз, то проще всего ее ликвидировать. Именно этот вариант больше всего подходит тогда, когда ошибки были совершены при заполнении лицевого листа трудовой книжки.

Другой вариант предусматривает исправление ошибок без ликвидации трудовой книжки . Описанные ниже манипуляции разрешено осуществлять только с неправильно указанными именем, фамилией, отчеством и датой рождения.

Если в одной из этих записей была допущена ошибка, то неправильную запись можно тонкой линией зачеркнуть, а над ними указать правильную запись. На обороте титульника нужно поместить ссылки на документы, согласно которым были внесены поправки на титульном листе трудовой книжки.


Такими документами являются паспорт и свидетельство о заключении или расторжении брака. Кроме того, записи в виде ссылок на указанные выше документы должны сопровождается серией и номером этих документов, а также подписью и печатью ответственного лица.

Стоит отметить, что второй способ исправления ошибок применим к ситуациям, когда субъект, являющееся владельцем трудовой книжки, спустя некоторый промежуток времени, например, меняет свою фамилию.

Частичные исправления, к примеру, одной буквы в фамилии или одной цифры в дате рождения недопустимы. Работодатели или различные госструктуры, к примеру пенсионный фонд, могут счесть трудовую книжку с частично перечеркнутыми записями на титульном листе недостоверной.

В таком случае придется готовиться к судебным тяжбам , которые отнимут лишнее время. Поэтому лучше данную ситуацию избежать заранее, исправив недействительную запись целиком.

Более подробно о том, что делать в случае ошибочной записи, читайте по .

Заключение

Подводя итог, следует отметить, что или любого другого лица, хоть и не является сложным процессом, нередко приводит к ошибкам в ее оформлении. Избежать их порой бывает сложно, виной чему может быть, как банальная невнимательность, так и незнание правил заполнения трудовых книжек.

Особенно важно помнить об этом при заполнении титульного листа, поскольку он своего рода «лицо» документа. Однако если следовать ряду простых рекомендаций, то всех неприятностей, связанных с данным вопросом, можно избежать.

Кроме того, любые ошибки исправимы, в том числе и ошибки, допущенные при заполнении трудовых книжек. Пути их решения также требуют определенной доли внимания, но при этом имеют простую и понятную суть.